Учёт топлива в организации: нормы, путевые листы, топливные карты
Учёт топлива в организации держится на пяти частях: нормы расхода, путевые листы, фактический расход по датчику, топливные карты и учётная система. Система мониторинга собирает фактические данные по машине, сверяет их с операциями по картам и передаёт данные в путевые листы и 1С. В проекте ГК DOGMA прозрачность учёта топлива выросла с 34% до 99%.
Учёт топлива в Waliot
- Прозрачность учёта, кейс DOGMA
- 34% → 99%
- Форм путевых листов
- 7
- Процессингов топливных карт
- 7
- Тариф с интеграцией 1С
- 650 ₽/мес
Норма — из распоряжения АМ-23-р, путевой лист — по приказу № 390
Из чего состоит учёт топлива
Чтобы учёт расхода топлива был понятным, недостаточно одной цифры «израсходовано за месяц». Нужно сопоставить норматив, документ поездки, фактический расход и оплату топлива.
| Часть учёта | Что нужно | Как помогает мониторинг |
|---|---|---|
| Нормы расхода | Понимать, с чем сравнивать фактический расход | Показывает фактический расход рядом с нормой |
| Путевые листы | Зафиксировать данные поездки и использовать их для расчётов | Автоматически подставляет данные поездок в путевой лист |
| Фактический расход | Понимать, сколько топлива реально ушло | Получает данные от ДУТ или CAN-шины |
| Топливные карты водителей | Видеть, сколько топлива оплачено | Сопоставляет операции карты с тем, сколько топлива попало в бак |
| Учётная система | Передать данные в рабочий контур организации | Интегрируется с 1С |
Такой подход связывает эксплуатационные данные автомобиля с документами и учётной системой. Waliot при этом не заменяет бухгалтерию: его задача — собрать и передать данные о работе транспорта, пробеге и расходе.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива нужны как база для сравнения с фактическими данными. Ориентиром для организаций, использующих автомобильный транспорт, служат Методические рекомендации Минтранса России «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
Они введены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. На дату проверки актуальная редакция документа — от 30.09.2021.
В рекомендациях содержатся нормы для разных категорий машин, порядок их применения, расчётные формулы и зимние надбавки. Конкретные нормы и формулы здесь не приводим: их нужно смотреть непосредственно в действующей редакции документа.
Практический смысл нормы в системе учёта простой: она отвечает на вопрос «сколько должно быть», а мониторинг показывает «сколько получилось фактически».
Эти две величины нельзя смешивать. Норма задаёт ориентир для расчётов, а телематика показывает эксплуатационный факт по конкретной машине. Когда они находятся рядом, диспетчер или механик видит не абстрактный общий расход, а отклонение по конкретному рейсу или объекту.
При этом Waliot не подменяет нормативный документ. Если требуется конкретная величина нормы, коэффициент или формула, их нужно брать из действующей редакции рекомендаций Минтранса.
Путевые листы и учёт топлива
Состав сведений и порядок оформления или формирования путевого листа определяет приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. На дату проверки действует редакция от 05.05.2023; срок действия документа ограничен 1 марта 2029 года.
Приказ № 390 заменил прежний приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Путевой лист подтверждает правомерность рейса, допуск водителя к управлению и используется как документ учёта, по которому учитывают затраты на рейс. Состав обязательных реквизитов здесь не перечисляем — его необходимо смотреть в действующем приказе.
В Waliot автоматическое формирование путевых листов строится на данных поездок. В лист могут попадать пробег, время выезда и возвращения, маршрут и расход топлива — вручную переписывать эти данные из системы в бланк не нужно.
Срок действия одного листа — до месяца. Если на одной машине водители работают посменно, лист оформляется отдельно на каждого водителя.
Важный момент для учёта топлива: расход в путевом листе и топливном отчёте рассчитывается из одних данных. Поэтому внутри Waliot эти показатели не должны расходиться из-за ручного переноса цифр из одного отчёта в другой.
По данным страницы Waliot, путевые листы на 25 автомобилей формируются примерно за 2 минуты вместо 2–2,5 часов ручной работы. Путевые листы входят в стандартные отчёты платформы, отдельное оборудование только ради формирования листа не требуется.
Для организации это сокращает количество повторного ввода одних и тех же данных. Пробег, время поездки, маршрут и расход уже есть в системе мониторинга, поэтому их можно использовать при формировании документа, а не переписывать вручную из нескольких источников.
Главное преимущество здесь не только скорость. Путевой лист и топливный отчёт используют один источник данных по поездке, поэтому снижается риск расхождения цифр из-за ручного переноса.
В платформе предусмотрено семь форм для разных видов транспорта:
- форма №3 — легковой автомобиль
- №3 спец. — специальный автомобиль
- №4-С — грузовой автомобиль при сдельной оплате
- №4-П — грузовой автомобиль при повременной оплате
- №6 спец. — автобус
- ЭСМ-2 — строительная и специальная техника
- 412-АПК — тракторы и сельскохозяйственная техника
Фактический расход: ДУТ или CAN-шина
Фактический расход топлива система получает от оборудования автомобиля. Основные источники — датчик уровня топлива в баке или данные штатной CAN-шины.
ДУТ используют, когда нужна более высокая точность контроля заправок, сливов и расхода. CAN-шина позволяет получить штатные данные без установки датчика в бак, но такие данные могут быть грубее.
Подробнее оборудование для измерения уровня топлива описано на странице датчиков уровня топлива.
Отчёт за смену позволяет поставить рядом фактический расход по датчику и норму из путевого листа. Расхождение видно в литрах по конкретному автомобилю, а не только как усреднённый процент по всему парку.
Платформа отдельно показывает заправки, сливы и расход на ходу. Это позволяет использовать контроль расхода топлива не как одну итоговую цифру, а как набор конкретных событий по машине.
Для учёта это принципиально: одинаковый итоговый расход за месяц может складываться из разных событий. Когда заправки, сливы и фактический расход разделены, механик может разбирать причину отклонения, а не только видеть конечную сумму.
Отчёт за смену дополняет эту картину сравнением с нормой. В результате норма, фактический расход и события по топливу оказываются связаны с конкретной техникой.
Стандартные отчёты Waliot по топливу:
- «Расход топлива»
- «Детализация по топливу»
- «Сводный отчёт»
Топливные карты водителей
Топливные карты отвечают на вопрос, сколько топлива организация оплатила. Датчик отвечает на другой вопрос — сколько топлива фактически оказалось в баке.
Waliot сводит эти две части в одном контуре. При выгрузке транзакций по топливным картам операции поступают из процессинга и отображаются рядом с показаниями датчика, а разница между оплаченным и фактически полученным количеством рассчитывается автоматически.
По каждой операции доступны данные, которые можно выгрузить в CSV и передать в бухгалтерию. В таблице предусмотрено 25 столбцов, включая номер карты, держателя, цену, скидку, точку операции и координаты.
Через процессинг ППР (Вездеход) в этот же раздел могут поступать штрафы ГИБДД, если соответствующая выгрузка включена на стороне процессинга.
Для практического учёта топлива это означает, что топливная карта и ДУТ не заменяют друг друга. Карта показывает оплату, датчик — факт в баке, а система мониторинга помогает сравнить эти значения.
Если использовать только карту, организация знает, сколько топлива было оплачено, но не получает из самой карты подтверждение фактического изменения уровня в баке. Если использовать только датчик, виден уровень топлива, но нет финансовой операции процессинга. Совместное отображение этих данных закрывает обе части задачи.
Поддерживаются семь процессингов:
- Гарвекс
- ППР (Вездеход)
- E100 (Е1 Card)
- Online Oil
- Роснефть (РН-Карт)
- Газпромнефть (Опти 24)
- Лукойл (Ликард)
Учёт топлива в 1С
Учёт топлива в 1С можно связать с Waliot двумя способами.
Первый — официальная интеграция с 1С и ERP для «1С:Управление автотранспортом» от «1С-Рарус». В эту систему могут передаваться данные мониторинга для заполнения путевых листов.
Также доступны автоматическое определение посещения точек маршрута, план-факт маршрутов и машино-смен. При такой схеме сам бланк путевого листа формируется уже в 1С.
Второй вариант — универсальный модуль «1С-Waliot» от официального партнёра «Аркис». Он используется для 1С:ERP, 1С:КА, 1С:Бухгалтерии, 1С:УАТ и других конфигураций.
Задача Waliot здесь — не заменить учётную систему, а передать в неё эксплуатационные данные транспорта без повторного ручного ввода.
При официальной интеграции с «1С:Управление автотранспортом» данные мониторинга используются внутри привычного рабочего контура 1С. Это особенно важно для организаций, где путевые листы и транспортный учёт уже ведутся в 1С и менять саму учётную систему не требуется.
Универсальный модуль «1С-Waliot» решает похожую задачу для более широкого набора конфигураций. В обоих вариантах телематика остаётся источником эксплуатационных данных, а 1С — учётной системой.
Интеграция предусматривает загрузку:
- координат
- пробега
- моточасов
- событий
- расхода топлива
Что остаётся бухгалтерии
Waliot не заменяет бухгалтерию: бухгалтерский и налоговый учёт топлива остаётся отдельной задачей бухгалтерии.
Система мониторинга предоставляет данные о пробеге, расходе, поездках, заправках и других событиях, которые затем могут использоваться в рабочем процессе организации.
Результаты клиентов
В кейсе DOGMA компания отказалась от бумажного учёта топлива и автоматизировала отчётность с интеграцией в 1С ERP.
По опубликованным результатам проекта прозрачность учёта топлива выросла с 34% до 99%, а хищения ГСМ снизились на 92%.
В кейсе «Мехколонна №1» интеграция с ERP-системой выполнена через API. Точность учёта топлива по результатам проекта достигла 98%.
Эти примеры показывают, зачем связывать путевые листы, датчики, операции по картам и учётную систему: данные перестают существовать в нескольких независимых таблицах и отчётах.
Сколько это стоит
Тариф «Мониторинг» без интеграции с 1С стоит 500 ₽ за машину в месяц. Тариф с интеграцией 1С — 650 ₽ за машину в месяц.
Ежемесячная стоимость указана без НДС.
Если нужен ещё и расчёт оборудования и установки, посмотрите материал «сколько стоит ГЛОНАСС на машину».
Источники
Нормативная часть проверена 26.09.2026.
- Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390, ред. от 05.05.2023 — состав сведений и порядок оформления или формирования путевого листа; срок действия ограничен 1 марта 2029 года
- Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, ред. от 30.09.2021 — Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»
Что спрашивают чаще всего
-
Как вести учёт топлива в организации?
Нужно сопоставлять нормы расхода, путевые листы, фактический расход по датчику и операции по топливным картам. Система мониторинга помогает собрать фактические данные и передать их в путевой лист и 1С.
-
По какому документу оформляют путевые листы?
По приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Он заменил приказ от 11.09.2020 № 368.
-
Какие нормы расхода топлива применять?
Ориентиром служат Методические рекомендации Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введённые распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р. Конкретные нормы нужно смотреть в действующем документе.
-
Формирует ли Waliot путевые листы?
Да. В Waliot предусмотрено семь форм под разные виды транспорта, а данные для них берутся из поездок.
-
Можно ли сверить топливные карты с фактом заправки?
Да. Операция по карте отображается рядом с показаниями датчика, а разница между оплаченным количеством и количеством, попавшим в бак, рассчитывается автоматически.
-
Есть ли интеграция с 1С?
Да. Есть официальная интеграция с «1С:Управление автотранспортом» и универсальный модуль «1С-Waliot» от партнёра «Аркис».
-
Ведёт ли платформа налоговый учёт топлива?
Нет. Налоговый учёт — задача бухгалтерии; Waliot передаёт данные о пробеге, расходе и эксплуатации транспорта.
Рассчитаем учёт топлива для вашего парка
Чтобы рассчитать систему учёта топлива для вашего автопарка, оставьте заявку или позвоните 8 800 250-90-99.
Удобнее голосом — 8 800 250-90-99, звонок по России бесплатный.
Оставьте контакты — менеджер свяжется и уточнит задачу
Заявка отправлена
Специалист Waliot свяжется с вами и уточнит состав парка и задачи.